Erste Schritte

Willkommen bei Spesenprofi! Dieser Artikel führt dich vom ersten Öffnen der App bis zum Eintragen deines ersten Dienstes im Kalender.

1. Registrieren

Öffne die App und wähle Konto erstellen. Das Registrierungsformular fragt folgende Pflichtangaben:

Vorname und Nachname
Geburtsdatum – du musst mindestens 18 Jahre alt sein
E-Mail-Adresse – wird für den Login und wichtige Benachrichtigungen genutzt
Passwort – mindestens 8 Zeichen, ein Großbuchstabe, ein Kleinbuchstabe und eine Ziffer; die App zeigt dir während der Eingabe an, ob dein Passwort als sicher gilt

Bevor du das Formular absendest, musst du den Allgemeinen Geschäftsbedingungen und der Datenschutzerklärung zustimmen. Klicke danach auf Konto erstellen.

2. E-Mail bestätigen

Nach der Registrierung erhältst du eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst nach dem Klick auf diesen Link ist dein Konto aktiv. Prüfe gegebenenfalls deinen Spam-Ordner, falls die E-Mail nicht innerhalb weniger Minuten ankommt.

Nach der Bestätigung wirst du direkt zur Anmeldung weitergeleitet.

3. Anmelden

Gib auf der Login-Seite deine E-Mail-Adresse und dein Passwort ein. Nach erfolgreicher Anmeldung landest du standardmäßig auf der Einrichten-Seite – genau der richtige Ausgangspunkt für die nächsten Schritte.

4. Einrichten

Die Einrichten-Seite ist deine Schaltzentrale vor dem eigentlichen Erfassen von Diensten. Hier legst du einmalig alles an, damit die spätere Diensterfassung so schnell und reibungslos wie möglich abläuft.

4.1 Arbeitgeber anlegen

Tippe auf Neu im Bereich „Arbeitgeber" und fülle das Formular aus:

Name – z. B. „Rettungsdienst Musterstadt GmbH"
Typ – Hauptarbeitgeber oder Nebenjob; diese Unterscheidung ist für die korrekte Berechnung der Werbungskosten relevant
Beschäftigt seit – Eintrittsdatum; optionales Enddatum kannst du eintragen, falls du das Arbeitsverhältnis bereits beendet hast

Du kannst mehrere Arbeitgeber anlegen, wenn du bei mehreren Organisationen tätig bist.

4.2 Arbeitsorte (Wachen) hinzufügen

Klicke auf einen Arbeitgeber in der Liste, um seine Detailseite zu öffnen. Dort findest du den Bereich Arbeitsorte. Für jeden Arbeitsort, an dem du regelmäßig Dienste leistest, legst du einen Eintrag an:

Name – z. B. „Rettungswache Nord" oder „Feuerwache 2"
Adresse (optional) – Straße, Hausnummer, PLZ und Ort; wenn du die Adresse angibst, berechnet die App die Entfernung und Fahrtzeit von deiner Wohnadresse automatisch – du musst diese Werte beim Dienst dann nicht mehr manuell eingeben
1. Tätigkeitsstätte – markiere diesen Haken, wenn es sich um deine erste Tätigkeitsstätte im steuerlichen Sinne handelt; das beeinflusst, welche Pauschalen beim Dienst angewendet werden
Dienstfahrzeug gestellt – wenn der Arbeitgeber für diesen Arbeitsort ein Dienstfahrzeug stellt, wird bei der Berechnung automatisch kein eigener Pkw angesetzt

Tipp: Gib die Adresse möglichst vollständig ein. Die App prüft die Adresse im Hintergrund auf Gültigkeit und warnt dich, falls etwas nicht stimmt.

4.3 Schichtvorlagen anlegen

Innerhalb eines Arbeitsortes gibt es den Bereich Vorlagen. Hier hinterlegst du deine typischen Schichtzeiten:

Name – z. B. „Tagdienst 12h" oder „24h-Dienst"
Beginn und Ende – Uhrzeiten im Format HH:mm
Ende am – wenn die Schicht über Mitternacht geht, gibst du hier an, wie viele Tage später sie endet (z. B. „+1 Tag" für einen 24-Stunden-Dienst)

Der Vorteil: Wenn du später im Kalender einen neuen Dienst anlegst, wählst du einfach eine Vorlage aus – Zeiten und Ort sind dann bereits vorausgefüllt.

4.4 Wohnadressen hinterlegen

Im Bereich Wohnadressen trägst du die Adresse ein, von der du zu deinen Diensten fährst. Die App nutzt diese Angabe, um die einfache Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsort automatisch zu berechnen, sobald beide Adressen bekannt sind.

Du kannst mehrere Adressen hinterlegen – etwa einen Erst- und einen Zweitwohnsitz
Eine Adresse lässt sich als Standard markieren; diese wird beim Eintragen eines Dienstes automatisch vorausgewählt
Die Adresse wird bei der Eingabe auf Gültigkeit geprüft

4.5 Eingabemodus: Wizard oder klassisches Modal

Im Bereich Eingabemodus entscheidest du, wie neue Dienste erfasst werden:

Geführte Eingabe (Wizard) führt dich Schritt für Schritt durch alle Felder. Jede Information – Arbeitgeber, Arbeitsort, Vorlage, Zeiten, Fahrtdetails – bekommt einen eigenen Bildschirm. Das ist besonders auf dem Smartphone praktisch, weil du dich voll auf eine Frage konzentrierst und weniger scrollst.

Klassisches Modal zeigt alle Felder auf einmal in einem Formular. Das ist schneller, wenn du die Oberfläche gut kennst und viele Dienste hintereinander einträgst – etwa am Desktop nachträglich für den ganzen Monat.

Du kannst den Modus jederzeit hier umstellen; er wirkt sich sofort auf Kalender- und Dienste-Ansicht aus.

4.6 Startseite auswählen

Ganz unten auf der Einrichten-Seite kannst du festlegen, wohin du nach dem Login weitergeleitet wirst:

Option	Beschreibung
Einrichten	Diese Seite – Arbeitgeber & Wohnadressen
Kalender	Monatskalender mit allen Diensten
Dienste	Tabellarische Dienst-Übersicht

Sobald du alles eingerichtet hast, empfiehlt es sich, Kalender als Startseite zu wählen – dann landest du nach dem Login direkt dort, wo du Dienste einträgst und bearbeitest.

5. Ersten Dienst im Kalender eintragen

Wechsle zum Kalender (über die Navigation unten). Du siehst die aktuelle Monatsansicht. Dienste erscheinen als farbige Balken in den Tageszellen:

Blau – Dienste an der Stammwache (1. Tätigkeitsstätte)
Orange – Dienste bei einer Auswärtstätigkeit

Neuen Dienst anlegen

Tippe einfach auf einen Tag im Kalender. Es öffnet sich die Diensterfassung – entweder als Wizard oder als klassisches Modal, je nach deiner Einstellung (siehe 4.5).

Die Erfassung umfasst unter anderem:

Arbeitgeber – wähle aus deinen angelegten Arbeitgebern
Arbeitsort – wähle eine deiner Wachen; die App schlägt die Entfernung automatisch vor, wenn beide Adressen hinterlegt sind
Vorlage (optional) – wähle eine Schichtvorlage aus; Beginn- und Endzeit werden automatisch eingetragen
Beginn und Ende – Datum und Uhrzeit des Dienstes; für Nacht- und 24h-Dienste werden beide Tage korrekt erfasst
Fahrtdetails – ob du mit dem eigenen Pkw gefahren bist, Entfernung und Fahrzeit; bei vollständig hinterlegten Adressen wird vieles davon vorausgefüllt
Weitere Angaben (optional) – z. B. Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten oder eine Notiz

Nach dem Speichern erscheint der Dienst sofort als Balken im Kalender.

Dienst bearbeiten

Tippe auf einen vorhandenen Dienst im Kalender, um ihn zu öffnen und zu bearbeiten oder zu löschen.

Dienste kopieren und einfügen

Wenn du regelmäßig den gleichen Dienst hast, sparst du Zeit mit der Kopier-Funktion:

Gerät	Kopieren	Einfügen	Beenden
Desktop	Maus über Dienst → `Strg+C`	`Strg+V` oder Tag anklicken	`Esc`
Smartphone	Dienst gedrückt halten	Tag antippen	„Beenden" im Banner

Während der Kopiermodus aktiv ist, erscheint ein blauer Banner am unteren Bildschirmrand. Alle kopierten Felder – Zeiten, Arbeitsort, Fahrtdetails – werden übernommen und nur das Datum angepasst.

Nächste Schritte

Sobald du deine ersten Dienste eingetragen hast, berechnet Spesenprofi automatisch deine absetzbaren Werbungskosten. Weitere Artikel im Wiki erläutern, wie die Berechnung im Detail funktioniert und wie du deine Daten als PDF oder CSV exportierst.