Übernachtungskosten

Wer beruflich übernachtet – auf Dienstreise, bei einem mehrtägigen Einsatz oder einem auswärtigen Einsatz weit vom Wohnort entfernt – kann die entstehenden Kosten als Werbungskosten geltend machen. Anders als beim Verpflegungsmehraufwand gibt es hier keine Pauschale: Übernachtungskosten müssen grundsätzlich mit Belegen nachgewiesen werden.

Rechtsgrundlage ist § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG.

Was ist absetzbar?

Absetzbar sind die notwendigen Kosten für die Unterkunft an einer auswärtigen Tätigkeitsstätte:

Absetzbar:

Zimmerpreis
Parkgebühren am Hotel
WLAN-Gebühren (sofern separat ausgewiesen)
Kurtaxe

Nicht absetzbar (private Extras):

Minibar
Pay-TV, Zimmerservice
Spa, Fitnessstudio
Private Telefonate

Belegpflicht – kein Pauschalsystem

Für den Werbungskostenabzug gilt: Ohne Beleg keine Absetzbarkeit. Es gibt für Arbeitnehmer – anders als beim VMA – keine Übernachtungspauschale. Die Hotelrechnung muss aufbewahrt und in der Steuererklärung angegeben werden.

Hinweis: Arbeitgeber dürfen ihren Mitarbeitern Übernachtungskosten pauschal mit 20 € pro Nacht steuerfrei erstatten (ohne Beleg). Diese Pauschale gilt jedoch nur für die Arbeitgebererstattung, nicht für den Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers.

Frühstück im Zimmerpreis – Kürzungsregel

Ist das Frühstück auf der Rechnung separat ausgewiesen, wird es in voller Höhe von den Übernachtungskosten abgezogen – es zählt steuerlich zu den Verpflegungskosten, nicht zu den Unterkunftskosten.

Ist das Frühstück im Zimmerpreis enthalten und nicht separat ausgewiesen, wird ein Pauschalbetrag von 4,80 € vom Rechnungsbetrag abgezogen.

Beispiel: Hotelrechnung 85 € inkl. Frühstück (nicht separat ausgewiesen)

85 € − 4,80 € = 80,20 € absetzbare Übernachtungskosten

Arbeitgeber erstattet die Übernachtung

Erstattet der Arbeitgeber die Übernachtungskosten vollständig, entfällt der Werbungskostenabzug – eine Doppelberücksichtigung ist nicht möglich. Übersteigen die tatsächlichen Kosten die Erstattung, kann die Differenz mit Beleg als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Beispiel: Hotelkosten 75 €, Arbeitgeber erstattet 20 € Pauschale

75 € − 20 € = 55 € als Werbungskosten absetzbar

Grenze zur doppelten Haushaltsführung

Bei einer längerfristigen auswärtigen Tätigkeit am selben Ort gelten besondere Regeln:

Bis 3 Monate: Übernachtungskosten in voller Höhe absetzbar (Dienstreise)
Ab 3 Monaten an demselben Ort mit regelmäßiger Tätigkeit: Es liegt in der Regel eine doppelte Haushaltsführung vor – dann sind die absetzbaren Unterkunftskosten auf 1.000 € pro Monat begrenzt (inkl. Nebenkosten)

Die doppelte Haushaltsführung ist ein eigenständiges steuerliches Thema und setzt weitere Voraussetzungen voraus (eigener Hausstand am Heimatort, berufliche Veranlassung). Bei Unsicherheit empfiehlt sich die Rücksprache mit einem Steuerberater.

Wie Spesenprofi Übernachtungskosten erfasst

In Spesenprofi kannst du pro Dienst optional Übernachtungskosten als Betrag eintragen. Der Betrag fließt in die Gesamtübersicht deiner Werbungskosten ein und wird im PDF- und CSV-Export ausgewiesen.

Da Übernachtungskosten belegpflichtig sind, solltest du die zugehörigen Hotelrechnungen separat aufbewahren – Spesenprofi dokumentiert den Betrag, ersetzt aber nicht den Originalbeleg.