Die Dreimonatsfrist bei Auswärtstätigkeiten

Wenn du regelmäßig an einer auswärtigen Wache arbeitest, wird der Verpflegungsmehraufwand (VMA) nicht unbegrenzt gewährt. Nach drei Monaten an derselben Tätigkeitsstätte entfällt der Anspruch – bis die Frist durch eine ausreichend lange Pause zurückgesetzt wird.

Gesetzliche Grundlage

Die Dreimonatsfrist ist in § 9 Abs. 4a EStG geregelt:

Satz 5: VMA kann nur für die ersten drei Monate an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte geltend gemacht werden.
Satz 6: Die Frist beginnt mit dem ersten Tag der Tätigkeit an diesem Ort.
Satz 7: Wird die Tätigkeit an dieser Stelle für mindestens vier Wochen (28 Kalendertage) unterbrochen, beginnt die Dreimonatsfrist anschließend neu zu laufen.

Das Bundesfinanzministerium hat in seinem BMF-Schreiben vom 25.11.2020 (IV C 5 – S 2353/19/10011:006) klargestellt:

„Bei einer Tätigkeit an mehreren auswärtigen Tätigkeitsstätten ist die Dreimonatsfrist für jede auswärtige Tätigkeitsstätte gesondert anzuwenden."

Was zählt als Unterbrechung?

Der Grund der Unterbrechung spielt keine Rolle – Urlaub, Krankheit, Freizeit oder Einsätze an anderen Wachen unterbrechen die Frist gleichermaßen. Entscheidend ist allein, dass du an der betreffenden Wache mindestens 28 Kalendertage nicht tätig warst.

Wichtig: Es gibt kein gesetzliches Minimum an Einsatztagen pro Monat. Auch ein einzelner Einsatz pro Monat reicht aus, um den Lauf der Frist aufrechtzuerhalten.

Jede Wache hat ihren eigenen Timer

Ein häufiges Missverständnis: Die Dreimonatsfrist gilt nicht für einen Arbeitgeber als Ganzes, sondern pro Tätigkeitsstätte. Wer regelmäßig zwischen Wache A und Wache B wechselt, läuft für jede Wache eine eigene Frist – nach drei Monaten entfällt der VMA für beide Orte unabhängig voneinander.

Beispiel: Du bist seit Januar abwechselnd an Wache A und Wache B tätig. Nach drei Monaten ohne 28-tägige Pause an einer der Wachen entfällt der VMA für beide – auch wenn du dort jeweils nur alle zwei Wochen gearbeitet hast.

Die Frist läuft über den Jahreswechsel

Die Dreimonatsfrist wird nicht zum 1. Januar zurückgesetzt. Hat sie im Oktober begonnen, läuft sie bis Januar des Folgejahres weiter. Spesenprofi berücksichtigt dies automatisch und berechnet die Frist jahresübergreifend korrekt.

Wie Spesenprofi die Frist berechnet

Spesenprofi berechnet die Dreimonatsfrist für jede deiner Wachen automatisch im Hintergrund. Sobald ein Dienst die Frist überschreitet, wird kein VMA mehr für diesen Einsatz angesetzt – du siehst das transparent in deiner Dienstübersicht und im Export.

Der Berechnungsschlüssel ist dabei die Kombination aus Wache und Arbeitgeber. Wechselst du die Wache oder den Arbeitgeber, beginnt eine neue Frist.

Häufige Fragen

Setzt ein Einsatz an Wache B den Timer für Wache A zurück? Nein. Jede Wache hat einen eigenen, unabhängigen Timer. Nur eine mindestens 28-tägige Pause von der jeweiligen Wache setzt deren Frist zurück.

Was passiert nach Ablauf der Frist? VMA wird ab diesem Dienst nicht mehr angesetzt. Die Fahrtkosten bleiben weiterhin absetzbar – die Dreimonatsfrist betrifft ausschließlich den Verpflegungsmehraufwand.

Gilt die Frist auch für die Stammwache? Nein. An der ersten Tätigkeitsstätte (Stammwache) entfällt VMA grundsätzlich – unabhängig von der Dreimonatsfrist.