Verpflegungsmehraufwand (VMA)

Wenn du beruflich außerhalb deines gewöhnlichen Arbeitsortes tätig bist, entstehen dir typischerweise höhere Kosten für Verpflegung. Der Staat erkennt diese Mehrkosten pauschal als Werbungskosten an – ohne dass du Belege sammeln musst. Man spricht vom Verpflegungsmehraufwand, kurz VMA.

Die Pauschalen sind in § 9 Abs. 4a EStG gesetzlich festgelegt.

Wie hoch ist der VMA?

Die aktuellen Pauschbeträge für Inlandsreisen (Stand 2025, unverändert seit 2021):

Abwesenheit vom Wohnort	Pauschale
Mindestens 8 Stunden	14 €
24 Stunden (voller Kalendertag)	28 €
An- und Abreisetag bei mehrtägiger Abwesenheit	14 €

Die Mindestgrenze von 8 Stunden ist entscheidend: Bist du weniger als 8 Stunden von zu Hause abwesend, entsteht kein VMA-Anspruch für diesen Tag.

Was zählt zur Abwesenheitszeit?

Die Abwesenheit wird ab dem Verlassen der Wohnung bis zur Rückkehr gemessen – Fahrtzeiten zählen vollständig dazu. Ein 10-stündiger Einsatz mit je 45 Minuten Fahrweg ergibt also eine Gesamtabwesenheit von 11,5 Stunden und löst die 14-€-Pauschale aus.

In Spesenprofi trägst du die Fahrtzeit pro Dienst separat ein. Sie wird automatisch zur Schichtdauer addiert, sodass die maßgebliche Abwesenheitsdauer korrekt ermittelt wird.

Wann gilt VMA – und wann nicht?

Auswärtstätigkeit: VMA möglich

VMA steht dir zu, wenn du vorübergehend außerhalb deiner ersten Tätigkeitsstätte tätig bist – also an einem Ort, dem du nicht dauerhaft zugeordnet bist. Das trifft auf viele Berufsgruppen zu: Handwerker und Monteure auf wechselnden Baustellen, Pflegekräfte im Außendienst, Schichtdienstler an anderen Standorten oder Mitarbeiter auf Dienstreise.

Erste Tätigkeitsstätte: Kein VMA

An deiner ersten Tätigkeitsstätte – dem Ort, dem du arbeitsrechtlich dauerhaft zugeordnet bist – entfällt VMA grundsätzlich. Fahrten dorthin werden stattdessen über die Entfernungspauschale abgerechnet.

Wechselnde Einsatzorte: Besondere Regelung

Arbeitest du laut Arbeitsvertrag oder Dienstplan regelmäßig an wechselnden Standorten ohne feste dauerhafte Zuordnung zu einem einzigen Ort, liegt eine sogenannte Einsatzwechseltätigkeit vor. In diesem Fall kann VMA unter Umständen zeitlich unbegrenzt geltend gemacht werden – die Dreimonatsfrist entfällt dann. Ob dies auf deine Situation zutrifft, solltest du steuerlich prüfen lassen.

Die Dreimonatsfrist

Bei einer dauerhaft auswärtigen Tätigkeit an demselben Ort gilt VMA nur für die ersten drei Monate. Danach entfällt der Anspruch, bis eine mindestens 28-tägige Pause die Frist zurücksetzt. Mehr dazu im Artikel Die Dreimonatsfrist bei Auswärtstätigkeiten.

Kürzung bei gestellten Mahlzeiten

Stellt dein Arbeitgeber eine Mahlzeit, wird der VMA-Tagesbetrag anteilig gekürzt – unabhängig davon, ob du die Mahlzeit tatsächlich in Anspruch nimmst:

Gestellte Mahlzeit	Kürzung	Abzug bei 28 €	Abzug bei 14 €
Frühstück	20 %	5,60 €	2,80 €
Mittagessen	40 %	11,20 €	5,60 €
Abendessen	40 %	11,20 €	5,60 €

Beispiel: 24-Stunden-Dienst mit vom Arbeitgeber gestelltem Mittagessen → 28 € − 11,20 € = 16,80 € VMA.

Diese Kürzungsregel gilt nicht, wenn der Wert der Mahlzeit 60 € übersteigt – dann wird sie als steuerpflichtiger Sachbezug behandelt.

In Spesenprofi kannst du pro Dienst angeben, ob eine Mahlzeit gestellt wurde. Die Kürzung wird automatisch angewendet.

Wie Spesenprofi den VMA berechnet

Spesenprofi ermittelt den VMA vollautomatisch für jeden eingetragenen Dienst:

Abwesenheitsdauer wird aus Schichtdauer und eingetragener Fahrtzeit berechnet
Pauschale wird anhand der Abwesenheitszeit bestimmt (unter 8h, ab 8h, 24h, An-/Abreisetag)
Dreimonatsfrist wird pro Einsatzort geprüft – Dienste nach Fristablauf erhalten keinen VMA
Mahlzeitenkürzung wird abgezogen, sofern angegeben
Das Ergebnis fließt in die Gesamtübersicht und den PDF-/CSV-Export für die Anlage N ein

Du musst dich um keine manuelle Berechnung kümmern – alle gesetzlichen Regeln sind hinterlegt.